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2007/05/25

報告のための報告

「報告のための報告」が飛び交う組織の実態
  企業にはびこる間違いだらけのIT経営:第28回
    ITmedia エンタープライズ [2007年5月23日]

 「あ~、規模が大きくなるとどこの企業も似たようなもんなんだな~」

 この記事を読んでの、私の最初の感想だ。

 前の会社で働いていた期間の後半は、ここに出てくるような組織ばかりに所属していた。米国本社からマネージャーが訪問に来る度に、毎回似たようなレポート、パソコン使用に関する日本の特殊性など、を書かされた。しかも、毎年のように日本の組織を監督する米国のマネージャーが変わるため、毎年同じようなレポートを書かされた。まさに、時間の無駄である。

 ある時など、そのときの日本人上司から 「10月に米国のマネージャーが来るから、9月からプレゼンテーションの準備をしないと間に合わない」 と聞かされて、本気で、

( °Д °) ハァ?

とあきれたものだ。一ヶ月間ずっと一人のマネージャーのためのプレゼンの準備だけしろと? そこまでして、実態以上に自分をよく見せたいのか~? と。

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 そういえば、もう20年も前の話になるが、最初に入った会社の話。日本人なら誰でも知ってる超大企業の話だ。

 20年位前に、日系ビジネス誌で特集が組まれていた。当時、その大企業は、工場毎の採算性を取っており、いうなれば、工場長は一企業の社長のような立場だった。そして、予算の未達は重罪。予算を大幅に上回る利益も叱責の元だったという。記事曰く、「そんなに開きが出るというのは、いったいどういう予算の見積もり方をしていたんだ」 と。

 そんなシステムだったので、工場長や工場の幹部達はなんと、一年のうち “八ヶ月” も予算の見積もりに忙殺されていたそうだ。まさに本末転倒な状況になっていたわけである。

 さすがにそのおろかさに気がついたのか、あるいはそんな無駄をやっている余裕がなくなったのか、15年前には全社的に本社経営陣が中心になって予算を組むことになったらしいが。それにしても、壮大な “報告のための報告” だ。

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 私自身がそんなおろかなシステムがイヤでイヤでしょうがなかった。なので、少なくとも自分が率いるチームには、極力無駄なプロセスをチームのメンバーが踏まないようにしたつもりだ。そのひとつが、以前に記事にした “自分から報告を聞きに行く” ことだ。直接聞きに行くことで、作業状態を見ることができる。今作業しているパソコンでそのまま表示してくれれば、いちいち報告書を書いたり、印刷したり、コピーしたりする必要もなくなる。もっとも、数人の極小規模な組織だったからできた話ではあるけれど。

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