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2007/05/02

メール返信に対する小さなこだわり と 小さなグチ と

 私には、未読メールに対する自分なりのルールがある。それは、

  • “未読メールを読んだときに、そのメールに対するアクションをすぐに起こす。”

というものだ。つまり、未読メール = 未処理項目、既読メール = 処理済、としているということだ。処理済 とは、ほとんどの場合、返信メールを書いて送信することである。なので、未読メールのチェックが終わると、私のメールソフト内には基本的に未読メールがない。私と同じような未読メールの処理をしている人は、意外と多いと思っている。

 対応に時間がかかりそうな場合は、仕方がないので、一度読んだメールを再度 “未読”メール に戻すこともある。その場合でも、メールの発信者には 「対応に時間がかかりそうなので、少々お待ちください」 と返信することにしている。

 なぜすぐに返信することを自らに課しているかといえば、メールをくれた相手を安心させるためだ。以前にも言ったことがあるが、電子メールは不完全な通信手段だ。送信してもかならず相手に届くとは限らない。相手に届かず、しかもエラーも出さず、どこかに消えてしまう可能性も小さくない。最近だと、スパムメールにまぎれてしまい、メールを出した相手の目に留まらずに、メールが捨てられる可能性だってある。現に何度かスパムメールと間違われたことがある。

 なので、少なくとも自分に出されたメールは、「ちゃんと届きましたよ」、「ちゃんと読みましたよ」 ということを相手に伝えて安心してもらうために、届いたメールは読んだときにすぐに返信するようにしている。そうやって相手に安心してもらうことで、自分のことを信用してもらえるようになり、自分も活動がしやすくなる。

 一方で、目前の仕事に追われて、未読メールをためる人もいる。未読メールに一通り目を通すのだが、あとで時間ができたときに返事を書こうとする人もいる。そういうタイプの人は、よく私に返事をくれることを忘れる。私が出すメールは、仕事の話はほとんどなくて、もっぱら 「飲みに行きませんか」 メールなので重要度は極めて低い。つまり、後回しにされてもちっとも困らない。でも、やっぱりさびしい・・・。

 せめて、「今ちょっとテンパってるんで、また落ち着いてから連絡しますね。」 と一言返事をくれると、私もうれしいのだけれど・・・。ま、仕方のないこととなるべく気にしないようにはしている。そして、返事がないときは、二週間後ぐらいに 「もしかして、以前のメールが届かなかったかな?」 とかいって、再度メールを出すことにしている。

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